VOUCHERS IN TALLY ERP 9

VOUCHERS IN TALLY ERP 9

लेखा वाउचर वित्तीय लेन - देन का विवरण युक्त दस्तावेज है। टैली  ERP 9 में मुख्य  रूप से निम्नलिखित वाउचर का उपयोग किया जाता है।

·         

• कॉन्ट्रा वाउचर - Contra Voucher (F4)
• भुगतान वाउचर - Payment Voucher (F5)
• रसीद वाउचर - Receipt Voucher (F6)
• जर्नल वाउचर - Journal Voucher (F7)
• बिक्री वाउचर / चालान - Sales Voucher /Invoice (F8)
• क्रेडिट नोट वाउचर - Credit Note Voucher (CTRL+ F8)
• खरीद वाउचर - Purchase Voucher (F9)
• डेबिट नोट वाउचर - Debit Note Voucher (CTRL+ F9)
• रिवर्सिंग जर्नल्स - Reversing Journals (F10)
• मेमो वाउचर - Memo voucher (CTRL+ F10)

इसके अलावे भी कुछ वाउचर हम आवश्यकतानुसार अपनी तरफ से बना सकते है। 

लेखांकन (Accounting ) के नियम के अनुसार,

कॉन्ट्रा वाउचर में सिर्फ उसी लेनदेन (transaction ) का जिक्र किया जाता है जिसमें कैश अकाउंट और बैंक अकाउंट शामिल होता है। जैसे:

कैश एकाउंट से बैंक एकाउंट 
बैंक एकाउंट से कैश एकाउंट 
बैंक एकाउंट से बैंक एकाउंट

भुगतान वाउचर :
इसमें उन भुगतानों का जिक्र होता है जिसका हम बैंक या  कैश  के द्वारा करते हैं।

रसीद वाउचर :
इसका उपयोग कैश या बैंक एकाउंट में प्राप्ति को रिकॉर्ड करने के लिए होता है।

जर्नल वाउचर :
इसका उपयोग दो लेजर के बीच में एडजस्टमेंट के लिए किया जाता है।

बिक्री वाउचर / चालान 

इसका उपयोग सभी कैश  या क्रेडिट बिक्री के लिए किया जाता है। 

क्रेडिट नोट वाउचर 

इसका उपयोग विक्रय  वापसी (sales  return ) में किया जाता है। जब बिका हुआ माल वापस आता है तो हम खरीददार /कस्टमर को क्रेडिट नोट देते हैं।  बिज़नेस में वापस किये हुए माल के बदले में कैश भुगतान बहुत ही कम होता है। 

खरीद वाउचर

इसका उपयोग खरीद से संबंधित (कैश या क्रेडिट ) सभी प्रकार में किया जाता है। 

डेबिट नोट वाउचर 

इसका उपयोग क्रय वापसी (purchase return ) में किया जाता है। 

अब हम वाउचर एंट्री का उपयोग नीचे के उदाहरण के लिए करेंगे। 

शिवम कंप्यूटर के लेनदेन का विवरण (Transaction Details of Shivam Computer)

1-Apr
10,00,000 रुपये के साथ शिवम कंप्यूटर शुरू होता है। उसी दिन  100000 से भारतीय स्टेट बैंक में एक बैंक खाता खोलता है।
2-Apr
30,000 का फर्नीचर और 25,000 का  मशीनरी खरीदा।
3-Apr              
2,00,000 रुपये का सामान खरीदा।
4-Apr
25,000 रुपये का सामान बेचा।
5-Apr
50,000 रुपये के साथ IDBI बैंक में एक बैंक खाता खोलता है।
6-Apr
25,000 का सामान Micro Computer से खरीदता है।
7-Apr
33,000 का सामान Rajesh को बेचता है।
8-Apr
25,000 का कंप्यूटर अपने व्यवसाय के लिए खरीदता हैऔर SBI चेक के द्वारा भुगतान करता है।

9-Apr
20,000 रुपये का भुगतान Micro Computer को IDBI चेक द्वारा करता है।
10-Apr
32,500 रुपये नगद राजेश देता है। राजेश को 500 रुपये का छूट  देता है।
11-Apr
50,000 का सामान Computer World से उधार  में खरीदता है।
12-Apr
30,000 का सामान Rajendra को उधार में बेचता है।
13-Apr
5,000 का सामान Computer World को वापस करता है और SBI चेक द्वारा उसका बचा बकाया देता है।

14-Apr
15,000 का सामान Micro Computer से खरीदकर Raj Computer को 16,500 में बेचता है।
15-Apr
500 का सामान Raj Computers वापस करता है जिसे Micro Computer को वापस कर दिया जाता है।

16-Apr
25,000 SBI में और 10,000 IDBI में जमा करता है।
17-Apr
10,000 का सामान खरीदता है।
18-Apr
6,000 का सामान Digital Computer को नगद में बेचता है।
19-Apr
14,500 का चेक Raj Computers देता है जिसे IDBI बैंक में जमा किया जाता है।
20-Apr
10,000 का सामान नगद खरीदकर 11,500 नगद में बेचता है।
21-Apr
5,000 IDBI बैंक से मालिक के खुद के उपयोग के लिए निकालता है।
22-Apr
10,000 Micro Computer को SBI चेक द्वारा भुगतान करता है।
23-Apr
5,000 का Printer ऑफिस उपयोग के लिए खरीदता है।
24-Apr
20,000 का सामान Micro Computer से खरीदता है 15,000 का नगद भुगतान करता है।
25-Apr
1,000 का Telephone Bill IDBI चेक द्वारा भुगतान करता है।
26-Apr
1,500 जा Electricity Bill  का भुगतान SBI चेक द्वारा करता है।
27-Apr
25,000 का सामान बेचता है।
28-Apr
45,000 का सामान Ranjan Infotech से खरीदता है और उसे 25,000 देता है।
29-Apr
27,000 का सामान Infotech Computer को बेचता है.
30-Apr
10,000 ऑफिस का किराया और 15,000 वेतन का भुगतान करता है। 

वाउचर एंट्री 

1-Apr

10,00,000 रुपये के साथ शिवम कंप्यूटर शुरू होता है। उसी दिन  100000 से भारतीय स्टेट बैंक में एक बैंक खाता खोलता है।

2-Apr

30,000 का फर्नीचर और 25,000 का  मशीनरी खरीदा।

3-Apr              

2,00,000 रुपये का सामान खरीदा।

4-Apr

25,000 रुपये का सामान बेचा।

5-Apr

50,000 रुपये के साथ IDBI बैंक में एक बैंक खाता खोलता है।

6-Apr

25,000 का सामान Micro Computer से खरीदता है।

7-Apr

33,000 का सामान Rajesh को बेचता है।

8-Apr

25,000 का कंप्यूटर अपने व्यवसाय के लिए खरीदता हैऔर SBI चेक के द्वारा भुगतान करता है।

9-Apr

20,000 रुपये का भुगतान Micro Computer को IDBI चेक द्वारा करता है।

10-Apr

32,500 रुपये नगद राजेश देता है। राजेश को 500 रुपये का छूट  देता है।

11-Apr

50,000 का सामान Computer World से उधार  में खरीदता है।

12-Apr

30,000 का सामान Rajendra को उधार में बेचता है।

13-Apr

5,000 का सामान Computer World को वापस करता है और SBI चेक द्वारा उसका बचा बकाया देता है।

14-Apr

15,000 का सामान Micro Computer से खरीदकर Raj Computer को 16,500 में बेचता है।

15-Apr

500 का सामान Raj Computers वापस करता है जिसे Micro Computer को वापस कर दिया जाता है।

16-Apr

25,000 SBI में और 10,000 IDBI में जमा करता है।

17-Apr

10,000 का सामान खरीदता है।

18-Apr

6,000 का सामान Digital Computer को नगद में बेचता है।

19-Apr

14,500 का चेक Raj Computers देता है जिसे IDBI बैंक में जमा किया जाता है।

20-Apr

10,000 का सामान नगद खरीदकर 11,500 नगद में बेचता है।

21-Apr

5,000 IDBI बैंक से मालिक के खुद के उपयोग के लिए निकालता है।

22-Apr

10,000 Micro Computer को SBI चेक द्वारा भुगतान करता है।

23-Apr

5,000 का Printer ऑफिस उपयोग के लिए खरीदता है।

24-Apr

20,000 का सामान Micro Computer से खरीदता है 15,000 का नगद भुगतान करता है।

25-Apr

1,000 का Telephone Bill IDBI चेक द्वारा भुगतान करता है।

26-Apr

1,500 जा Electricity Bill  का भुगतान SBI चेक द्वारा करता है।

27-Apr

25,000 का सामान बेचता है।

28-Apr

45,000 का सामान Ranjan Infotech से खरीदता है और उसे 25,000 देता है।

29-Apr

27,000 का सामान Infotech Computer को बेचता है.

30-Apr

10,000 ऑफिस का किराया और 15,000 वेतन का भुगतान करता है। 

गोदाम बनाना Creating Godown

गोदाम एक ऐसी जगह है जहाँ पर स्टॉक आइटम को संग्रहित कर रखा जाता है। 



गोदाम बनाना (Creating Godown) 

सबसे पहले गेटवे ऑफ़ टैली स्क्रीन पर जाइये।  इन्वेंटरी इंफो को  सेलेक्ट कीजिये।  

इन्वेंट्री इंफो पर एंटर करने के बाद नीचे का स्क्रीन आयेगा जिसमें गोडाउन दिखाई नहीं देगा। 

F 11 को प्रेस कीजिये।  नीचे का स्क्रीन खुलेगा। 
इसमें आप इन्वेंटरी फीचर को सेलेक्ट कीजिये। 

इन्वेंटरी फीचर को एंटर करने के बाद नीचे का स्क्रीन आएगा।  इसमें आप MAINTAIN MULTIPLE GODOWNS को YES कीजिये। 

एंटर करते जाइये।  नीचे का स्क्रीन आएगा। 

एंटर करके एक्सेप्ट कीजिये।
आप पुनः  कंपनी फीचर स्क्रीन पर आ जायेंगे। ESC बटन प्रेस कर इन्वेंटरी इंफो स्क्रीन पर वापस आइये।  अब आप देखेंगे कि यहाँ पर GODOWN दिख रहा है।  

GODOWN को सेलेक्ट कीजिये। एंटर कीजिये। 

सिंगल गोडाउन के क्रिएट पर एंटर कीजिये।  नीचे का स्क्रीन आयेगा।

अब दिये गए स्क्रीन के अनुसार  डिटेल्स भरिये। 
अंत में एंटर करके एक्सेप्ट कीजिये।  

इसी प्रकार से अन्य गोडाउन बनाइये। 

स्टॉक आइटम बनाना (Stock Item Creation)

स्टॉक आइटम

स्टॉक आइटम वह सामान है जिसका आप निर्माण या व्यापार (खरीद-बिक्री) करते हैं। यह प्राथमिक इकाई (Primary Unit) है।  स्टॉक आइटम का लेखांकन में लेनदेन के लिए इस्तेमाल किया जाता है। 

स्टॉक आइटम बनाने के लिए सबसे पहले आप स्टॉक आइटम पर जाकर एंटर कीजिये। 

नीचे जैसा स्क्रीन एक ब्लैंक स्क्रीन खुलेगा। 

नीचे दी गई जानकारी के अनुसार इनफार्मेशन भरिये। 

एंटर करके एक्सेप्ट कीजिये। 

आपका एक स्टॉक आइटम LG 20 INCHES TV का बन गया। 

चूकि  LG 20 INCHES TV आइटम  LG TV के अंडर आता है इसीलिए इसको इस तरह से बनाया गया है। 

इसी प्रकार से अन्य स्टॉक आइटम भी बनाइये। 

माप की इकाइयों को बनाना Creating Units of Measure

स्टॉक आइटम मुख्य रूप से मात्रा के आधार खरीदा और बेचा जाता है। मात्रा को इकाइयों द्वारा मापा जाता है. इसीलिए माप कि इकाइयों को बनाना आवश्यक है. माप की इकाइयां या तो साधारण हो सकती हैं या मिश्रित।
सरल इकाइयों के उदाहरण हैं: nos., metres, kilograms, pieces इत्यादि।
मिश्रित इकाइयों के उदाहरण हैं : a box of 10 pieces इत्यादि।

Units of Measure बनाने के लिए इस प्रकार जाइये। 

Gateway of Tally > Inventory Info. > Units of Measure > Create.

गेटवे ऑफ़ टैली के इन्वेंटरी स्क्रीन पर एंटर करने के बाद नीचे वाला स्क्रीन आएगा। 

अब आप स्टॉक आइटम पर जाइये। 

एंटर करने के बाद नीचे का स्क्रीन आएगा। यह सिंपल यूनिट बनाने का स्क्रीन है। 

 नीचे दिए गए स्क्रीन के अनुसार डिटेल भरिये और एंटर प्रेस कर एक्सेप्ट कीजिये। 

कंपाउंड यूनिट बनाने के लिए फिर से इन्वेंटरी इंफो में जाकर यूनिट क्रिएशन में जाइये। 

पैक का pk एक सिंपल यूनिट बनाइये। 

बैकस्पेस प्रेस करके सिंपल या कंपाउंड में से कंपाउंड को सेलेक्ट कीजिये। 

नीचे दिए गए स्क्रीन के अनुसार इनफार्मेशन भरिये। 

स्क्रीन को एक्सेप्ट कीजिये। 

इसी प्रकार से अन्य यूनिट भी बनाइये। 

स्टॉक श्रेणी बनाना Creating Stock Category

स्टॉक श्रेणी भी स्टॉक ग्रुप कि तरह एक सामानांतर वर्गीकरण प्रदान करता है। स्टॉक समूह की तरह, स्टॉक श्रेणियों को भी कुछ विशेष व्यवहार के आधार पर वर्गीकृत किया जाता है।  

NAME	UNDER	CATEGORY
LG 20 IN  TV	LG TV	20 INCHES
LG 22 IN  TV	LG TV	22 INCHES
LG 28 IN  TV	LG TV	28 INCHES
LG 32 IN  TV	LG TV	32 INCHES
PANASONIC 20 IN  TV	PANASONIC TV	20 INCHES
PANASONIC 22 IN  TV	PANASONIC TV	22 INCHES
PANASONIC 28 IN  TV	PANASONIC TV	28 INCHES
PANASONIC 32 IN  TV	PANASONIC TV	32 INCHES
SONY 20 IN  TV	SONY TV	20 INCHES
SONY 22 IN  TV	SONY TV	22 INCHES
SONY 28 IN  TV	SONY TV	28 INCHES
SONY 32 IN  TV	SONY TV	32 INCHES

ऊपर के लिस्ट में टेलीविज़न को 20 inches, 22 inches, 28 inches और 32 inches से वर्गीकृत किया गया।  

Gateway of Tally > Inventory Info > F11 > Inventory Features > Shivam Electronics > 

 जाने के बाद  इंटर बटन प्रेस कीजिये। 

सबसे पहले गेटवे ऑफ़ टैली में जाइये। Inventory Info. को सेलेक्ट करके एंटर कीजिये। 

नीचे जैसा स्क्रीन आएगा।  इसमें आप देखेंगे कि स्टॉक कटेगरी हाइलाइटेड नहीं है। 

स्टॉक कटेगरी को हाइलाइटेड करने के लिए F 11 बटन को प्रेस करेंगे।  उसके बाद नीचे वाला स्क्रीन आएगा। इसमें हम Inventory Features को सेलेक्ट करेंगे। 

Inventory Feature पर एंटर करने के बाद हमें नीचे जैसा स्क्रीन आएगा। अब हम जिस कम्पनी में स्टॉक कटेगरी बनाना चाहते हैं उसे सेलेक्ट कर लेंगे।  यहाँ पर हम शिवम् इलेक्ट्रॉनिक्स का उदाहरण लेकर काम कर रहे हैं इसलिए शिवम् इलेक्ट्रॉनिक्स को सेलेक्ट करके एंटर प्रेस करेंगे।

अब नीचे जैसा स्क्रीन आएगा। इसमे Maintain Stock Category को Yes कर देंगे।  एंटर करते हुए इस स्क्रीन से बाहर आ जायेंगे। 

जब आप Esc बटन प्रेस कर पुनः इन्वेंटरी इंफो स्क्रीन पर आयेंगे तो स्टॉक कटेगरी हाईलाइट हो जायेगा। 

अब स्टॉक कटेगरी को सेलेक्ट कर एंटर प्रेस कीजिये।  नीचे के स्क्रीन के जैसा स्टॉक कटेगरी बनाने का स्क्रीन आ जायेगा। 

नीचे स्क्रीन पर दिए गए जानकारी के अनुसार स्टॉक कटेगरी बनाइये।  

एंटर या Y प्रेस कर स्टॉक कटेगरी बनाइये। 

इसी प्रकार से अन्य स्टॉक कटेगरी बनाइये। 

स्टॉक समूह बनाना Creating Stock Groups

स्टॉक समूह (Stock Group) स्टॉक में रखी हुई एक ही प्रकार के अलग-अलग वस्तुओं को पहचानने में मदद करता है। उदाहरण के लिए टेलीविज़न के स्टॉक ग्रुप में अलग-अलग ब्रांड का टेलीविज़न रखा जा सकता है।

टेलीविज़न (स्टॉक ग्रुप)-------  LG TV, SAMSUNG TV, SONY TV (स्टॉक आइटम)

Stock Group

1. Televisions (main stock group)

·        LG TV – stock group under Television

·        Panasonic TV – stock group under Television

·        Sony TV – stock group under Television

2. Fridge (main stock group)

·         Videocon Fridge – Stock Group under Fridge

·         Sony Fridge – Stock Group under Fridge

·         Whirlpool Fridge – Stock Group under Fridge

3 . Washing Machine (main stock group)

·         LG Washing Machine – Stock Group under Washing Machine

·         Samsung Washing Machine – Stock Group under Washing Machine

Sony Washing Machine – Stock Group under Washing Machine

STOCK ITEM	STOCK GROUP
LG TV	TELEVISION
PANASONIC TV	TELEVISION
SONY TV	TELEVISION
SONY FRIDGE	FRIDGE
WHIRLPOOL FRIDGE	FRIDGE
SANSUI FRIDGE	FRIDGE
LG WASHING MACHINE	WASHING MACHINE
SAMSUNG  WASHING MACHINE	WASHING MACHINE
SONY  WASHING MACHINE	WASHING MACHINE

Stock Group बनाना 

नीचे दिए गए स्क्रीन के अनुसार स्टॉक ग्रुप बनाइये। 

Gateway of Tally > Inventory Info. > Stock Groups > Single Stock Group > Create 

टेलीविज़न को प्राइमरी के अंडर में बनाइये। 

Y या एंटर दबाकर  एक्सेप्ट कीजिये। 

टेलीविज़न का स्टॉक ग्रुप बन गया। 

अब LG TV को टेलीविज़न के अंडर में बनाइये। 

Y या एंटर दबाकर  एक्सेप्ट कीजिये। 

 LG TV का स्टॉक ग्रुप टेलीविज़न के अंडर में बन गया। 

इसी प्रकार से हम पैनासोनिक और सोनी का भी स्टॉक ग्रुप टेलीविज़न के अंडर में बनायेंगे। 

फ्रिज और वाशिंग मशीन को हम प्राइमरी के अंडर में बनायेंगे। ऊपर दिए गये निर्देशों के अनुसार बाकी का भी स्टॉक ग्रुप बना लेंगे।